Memasuki babak baru pasca-PENAS IX di Yogyakarta, Pusat Peranserta Masyarakat (PPM) menghadapi tantangan untuk memperkuat kapasitas kelembagaan. Idealisme gerakan pemberdayaan harus ditopang tata kelola yang profesional, akuntabel, transparan, dan mampu membangun kepercayaan mitra pembangunan nasional maupun internasional.
Rubrik: Akademi PPM | PPMIndonesia.com
Organisasi yang Kuat Tidak Cukup Hanya dengan Gagasan Besar
Setiap organisasi gerakan memiliki idealisme, sejarah, dan cita-cita yang menjadi alasan keberadaannya. Namun, seiring perjalanan waktu, idealisme saja tidak cukup. Organisasi membutuhkan kapasitas kelembagaan yang mampu menerjemahkan gagasan menjadi program, program menjadi hasil, dan hasil menjadi perubahan nyata bagi masyarakat.
Inilah salah satu pekerjaan penting yang perlu menjadi perhatian Pusat Peranserta Masyarakat (PPM) pasca-Pertemuan Nasional (PENAS) IX di Yogyakarta.
Terbentuknya kepengurusan baru dengan tujuh Presidium melalui model kepemimpinan kolektif-kolegial merupakan momentum untuk melakukan pembenahan sekaligus transformasi organisasi.
PPM memiliki sejarah panjang dalam pengorganisasian dan pemberdayaan masyarakat. Gagasan dakwah bil hal, dakwah pembangunan, dan Qaryah Thayyibah telah menjadi bagian dari perjalanan pemikiran dan gerakan PPM.
Namun, pertanyaan yang perlu diajukan adalah: apakah kapasitas kelembagaan PPM saat ini sudah sebanding dengan gagasan dan cita-cita besar yang ingin diwujudkan?
Apakah PPM telah memiliki sistem administrasi, manajemen program, tata kelola keuangan, dokumentasi kegiatan, dan rekam jejak kelembagaan yang memadai untuk membangun kemitraan strategis?
Pertanyaan tersebut bukan bentuk kritik terhadap sejarah perjalanan PPM. Justru sebaliknya, ini merupakan ajakan untuk menjadikan pengalaman panjang organisasi sebagai modal memasuki tahap perkembangan berikutnya.
PPM perlu beranjak dari organisasi yang kuat dalam gagasan dan semangat gerakan menjadi organisasi yang juga kuat dalam sistem, kapasitas, dan kredibilitas kelembagaan.
Kredibilitas: Modal Penting dalam Membangun Kepercayaan
Dalam dunia pembangunan modern, kredibilitas organisasi menjadi salah satu modal yang sangat menentukan.
Pemerintah, dunia usaha, lembaga filantropi, perguruan tinggi, dan organisasi pembangunan internasional tidak hanya mempertimbangkan kesamaan visi ketika memilih mitra. Mereka juga memperhatikan kemampuan organisasi dalam mengelola program, menggunakan sumber daya, mempertanggungjawabkan anggaran, dan menghasilkan dampak.
Organisasi yang memiliki gagasan bagus tetapi tidak mempunyai sistem manajemen yang jelas akan menghadapi kesulitan ketika harus mengelola program berskala besar.
Sebaliknya, organisasi yang mempunyai tata kelola baik, dokumentasi lengkap, pengalaman program, dan sistem pertanggungjawaban yang transparan akan lebih mudah membangun kepercayaan.
Kredibilitas bukan sesuatu yang dapat dibangun hanya melalui pernyataan atau pengakuan organisasi. Kredibilitas harus dibuktikan melalui praktik.
Ada beberapa unsur yang perlu menjadi perhatian PPM.
- Legalitas kelembagaan. Dokumen organisasi harus lengkap dan sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku.
- Tata kelola organisasi. Struktur, kewenangan, mekanisme pengambilan keputusan, dan pembagian tanggung jawab harus jelas.
- Akuntabilitas keuangan. Setiap penerimaan dan pengeluaran harus tercatat, didukung bukti transaksi, dan dapat ditelusuri.
- Manajemen program. Kegiatan harus memiliki perencanaan, target, indikator keberhasilan, anggaran, dan evaluasi.
- Rekam jejak kelembagaan. Pengalaman program dan hasil pemberdayaan harus terdokumentasi dengan baik.
- Kemampuan membangun kemitraan. Organisasi harus mampu bekerja sama secara profesional dengan berbagai pihak.
Keenam unsur tersebut merupakan fondasi yang perlu diperkuat agar PPM semakin dipercaya sebagai mitra pembangunan.
Pembenahan Administrasi dan Legalitas: Fondasi yang Tidak Boleh Diabaikan
Salah satu pekerjaan awal yang perlu dilakukan adalah memastikan seluruh administrasi kelembagaan PPM tertata.
Legalitas organisasi bukan sekadar dokumen yang disimpan dalam arsip. Legalitas merupakan identitas hukum yang menjadi dasar organisasi melakukan berbagai aktivitas kelembagaan, termasuk menjalin kerja sama dan mengelola program.
PPM perlu memastikan ketersediaan dan kesesuaian dokumen seperti akta notaris, pengesahan badan hukum atau pencatatan organisasi sesuai bentuk hukumnya, NPWP, administrasi perpajakan, serta dokumen kepengurusan yang berlaku.
Hal lain yang juga penting adalah kepemilikan rekening bank atas nama organisasi sesuai dokumen legal.
Dalam praktik kerja sama, rekening milik badan atau lembaga lain tidak otomatis dapat digunakan untuk mewakili PPM. Pengelolaan dana program harus mengikuti identitas hukum, perjanjian, dan ketentuan lembaga pemberi dana.
Karena itu, ketersediaan rekening kelembagaan PPM yang sah perlu menjadi prioritas.
Pembenahan administrasi ini mungkin terlihat sederhana dibandingkan gagasan besar pemberdayaan masyarakat. Namun, justru dari hal-hal mendasar inilah kepercayaan kelembagaan dibangun.
Membangun Sistem Keuangan yang Transparan dan Akuntabel
Salah satu tantangan yang sering dihadapi organisasi masyarakat sipil adalah belum optimalnya sistem pencatatan dan pelaporan keuangan.
Tidak sedikit organisasi yang mampu melaksanakan berbagai kegiatan, tetapi belum mempunyai dokumentasi keuangan yang tersusun secara sistematis.
Akibatnya, pengalaman kegiatan sulit dibuktikan ketika organisasi membutuhkan referensi untuk mengakses program kerja sama.
PPM perlu menjadikan pembenahan sistem keuangan sebagai agenda strategis.
Langkah awalnya tidak harus rumit. Organisasi dapat mulai dengan membangun standar pencatatan keuangan yang berlaku untuk seluruh kegiatan.
Setiap program harus mempunyai:
- Rencana anggaran biaya atau RAB.
- Pencatatan seluruh penerimaan dan pengeluaran.
- Bukti transaksi yang dapat diverifikasi.
- Laporan realisasi anggaran.
- Pemisahan pencatatan keuangan antarprogram.
- Laporan pertanggungjawaban kegiatan.
- Mekanisme pemeriksaan dan evaluasi internal.
Selain itu, PPM perlu mulai menyusun laporan keuangan organisasi secara berkala, idealnya tahunan.
Dalam beberapa program hibah internasional, persyaratan dapat mencakup laporan keuangan dua tahun berturut-turut dan laporan audit independen. Ketentuan ini berbeda-beda menurut lembaga donor dan jenis program.
Karena itu, PPM perlu mempersiapkan diri sejak sekarang, termasuk merencanakan audit apabila dipersyaratkan.
Hal terpenting adalah membangun budaya akuntabilitas. Setiap dana yang diterima merupakan amanah yang harus dikelola secara bertanggung jawab.
Dengan sistem keuangan yang baik, PPM bukan hanya memenuhi persyaratan administratif, tetapi juga memperkuat integritas organisasi.
Rekam Jejak: Mengubah Pengalaman Menjadi Modal Kelembagaan
PPM sesungguhnya memiliki pengalaman dan jaringan kegiatan yang dapat dikembangkan menjadi modal kelembagaan.
Namun, pengalaman tersebut perlu dikumpulkan dan disusun dalam bentuk portofolio organisasi.
Selama ini, berbagai kegiatan pemberdayaan, pengembangan koperasi, penguatan ekonomi masyarakat, pengorganisasian kader, ketahanan pangan, dan pelestarian lingkungan telah menjadi bagian dari aktivitas PPM maupun jaringan mitranya.
Persoalannya, apakah seluruh pengalaman tersebut telah terdokumentasi sebagai rekam jejak kelembagaan yang mudah diakses dan dipresentasikan kepada calon mitra?
Sebuah kegiatan sebaiknya tidak hanya meninggalkan foto dan laporan singkat. Ia perlu menghasilkan dokumentasi yang menjelaskan:
- Latar belakang dan tujuan program.
- Lokasi serta kelompok masyarakat sasaran.
- Mitra yang terlibat.
- Jumlah penerima manfaat dan peserta.
- Sumber serta penggunaan anggaran.
- Metode pelaksanaan.
- Hasil dan dampak kegiatan.
- Pembelajaran serta peluang pengembangan program.
PPM juga perlu membedakan pengalaman institusi dengan pengalaman pribadi pengurus atau kader.
Pengalaman seseorang pernah bekerja sama dengan UNDP, UNIDO, atau lembaga internasional lainnya merupakan modal kompetensi sumber daya manusia. Namun, pengalaman tersebut tidak otomatis menjadi rekam jejak institusional PPM.
Tantangannya adalah bagaimana pengetahuan, jaringan, dan pengalaman individu dapat ditransformasikan menjadi kapasitas organisasi.
Dengan cara itu, pergantian kepengurusan tidak menyebabkan hilangnya pengalaman dan pengetahuan yang telah dibangun sebelumnya.
Dari Organisasi Gerakan Menuju Organisasi yang Mampu Mengelola Program
Pembenahan kelembagaan juga perlu diikuti perubahan cara kerja organisasi.
Organisasi gerakan biasanya memiliki kekuatan pada semangat, mobilisasi, jaringan, dan kemampuan membangun kesadaran masyarakat.
Kekuatan tersebut harus tetap dipertahankan. Namun, untuk mengembangkan program pemberdayaan yang lebih besar dan berkelanjutan, PPM perlu memperkuat kemampuan manajemen program.
Setiap gagasan kegiatan perlu diterjemahkan menjadi rancangan program yang jelas.
Misalnya, jika PPM ingin mengembangkan program ekonomi sirkular plastik, maka program tersebut tidak cukup hanya berupa sosialisasi atau kampanye pengurangan sampah.
Perlu ada pemetaan masyarakat, pembentukan kelompok pengelola, pelatihan, pengembangan kemitraan dengan pelaku daur ulang, penguatan rantai nilai ekonomi, dan pengukuran perubahan perilaku.
Demikian pula dalam program pemberdayaan ekonomi masyarakat. Tidak cukup hanya menyelenggarakan pelatihan kewirausahaan. Harus ada pendampingan usaha, akses pasar, penguatan kelembagaan ekonomi, dan pengukuran perkembangan usaha.
Dengan pendekatan tersebut, PPM dapat menghasilkan program yang mempunyai dampak nyata dan dapat dikembangkan di wilayah lain.
Perubahan penting yang perlu dibangun adalah dari kegiatan berbasis aktivitas menuju program berbasis hasil dan dampak.
Kemitraan Internasional: Peluang Sekaligus Ujian Kredibilitas
Peluang kerja sama dengan lembaga internasional perlu menjadi salah satu agenda pengembangan PPM.
Lembaga seperti UNDP, UNIDO, dan berbagai organisasi pembangunan internasional memiliki program yang membutuhkan keterlibatan organisasi masyarakat sipil lokal.
Program-program tersebut mencakup pengentasan kemiskinan, pengembangan ekonomi masyarakat, ekonomi sirkular, ketahanan pangan, perubahan iklim, pemberdayaan perempuan, dan pembangunan berkelanjutan.
Namun, lembaga donor umumnya mempunyai persyaratan yang cukup ketat mengenai legalitas, pengalaman, kemampuan manajerial, dan akuntabilitas organisasi.
PPM perlu mulai menyiapkan diri untuk memenuhi persyaratan tersebut.
Apabila pada tahap awal PPM belum memenuhi seluruh kualifikasi sebagai pengusul utama, bukan berarti peluang harus ditutup.
PPM dapat mengembangkan pola kemitraan dengan organisasi lokal yang telah memenuhi persyaratan. Dalam pola ini, organisasi lokal dapat menjadi pengusul utama dan penerima hibah, sedangkan PPM mengambil peran sebagai mitra pengembang konsep, pendamping, pengarah, atau pelaksana program sesuai kesepakatan dan ketentuan donor.
PPM juga dapat membangun konsorsium dengan NGO, perguruan tinggi, koperasi, pemerintah daerah, dan dunia usaha.
Strategi ini memberikan dua manfaat sekaligus.
Pertama, PPM dapat berpartisipasi dalam program pembangunan yang lebih luas melalui kemitraan.
Kedua, PPM memperoleh pengalaman untuk memperkuat kapasitas kelembagaan, sehingga pada masa mendatang mampu mengakses program secara mandiri.
Namun, kemitraan tidak boleh sekadar menjadi formalitas untuk memenuhi persyaratan hibah. Pembagian tanggung jawab, pengelolaan anggaran, pelaporan, dan pertanggungjawaban harus transparan sejak awal.
Tujuh Presidium dan Agenda Pembenahan Organisasi
Dalam konteks kepengurusan baru pasca-PENAS IX, pembenahan kelembagaan perlu menjadi agenda bersama tujuh Presidium.
Kepemimpinan kolektif-kolegial harus mampu melahirkan sistem kerja yang menjamin kesinambungan organisasi.
Ada beberapa langkah yang dapat dipertimbangkan.
Pertama, melakukan audit kelembagaan.**
Memetakan kondisi aktual organisasi, mulai dari legalitas, administrasi, aset, keuangan, sumber daya manusia, jaringan, dan pengalaman program.
Kedua, membangun sistem administrasi dan keuangan nasional.
Menyusun standar operasional prosedur, sistem dokumentasi, format laporan, serta mekanisme pertanggungjawaban yang dapat diterapkan secara konsisten.
Ketiga, membentuk tim pengembangan program dan kemitraan.
Tim ini bertugas memetakan peluang program, menyiapkan proposal, membangun hubungan dengan mitra, dan mengembangkan portofolio PPM.
Keempat, mengembangkan proyek percontohan.
Memilih beberapa bidang unggulan, seperti ekonomi sirkular, pemberdayaan ekonomi masyarakat, dan ketahanan pangan untuk diuji melalui kegiatan nyata.
Kelima, menyusun roadmap kelembagaan.
Membangun peta jalan transformasi PPM untuk periode 2027–2030 yang memuat target, tahapan, indikator keberhasilan, dan penanggung jawab.
Pembenahan ini tidak harus dilakukan sekaligus. Yang diperlukan adalah kesepakatan arah, konsistensi pelaksanaan, dan evaluasi berkala.
Menjadikan Kredibilitas sebagai Budaya Organisasi
Pada akhirnya, kredibilitas bukan hanya persoalan memenuhi persyaratan lembaga donor.
Kredibilitas harus menjadi budaya organisasi.
Budaya yang tercermin dalam cara pengurus mengambil keputusan, mengelola dana, melaksanakan program, memperlakukan mitra, dan mempertanggungjawabkan amanah.
Organisasi yang kredibel adalah organisasi yang konsisten antara perkataan dan tindakan.
Dalam perspektif PPM, hal ini juga berkaitan erat dengan nilai-nilai dasar gerakan. Pemberdayaan masyarakat tidak hanya membutuhkan kecakapan teknis, tetapi juga integritas moral.
Nilai, sosial, dan ekonomi harus berjalan dalam satu kesatuan.
Nilai menjadi landasan etika dan tanggung jawab. Dimensi sosial menjadi ruang membangun solidaritas dan partisipasi. Sementara dimensi ekonomi menjadi sarana mewujudkan kemandirian dan kesejahteraan.
Ketiganya merupakan bagian dari gagasan PPM tentang pembangunan masyarakat yang utuh.
Dengan demikian, profesionalisme organisasi tidak bertentangan dengan idealisme gerakan. Justru profesionalisme merupakan salah satu cara untuk menjaga agar idealisme dapat diwujudkan secara konsisten dan berkelanjutan.
Berbenah untuk Memperbesar Manfaat
PPM memiliki sejarah, gagasan, pengalaman, dan jaringan yang merupakan modal penting bagi perjalanan organisasi.
Namun, modal tersebut perlu dikonsolidasikan dan dikembangkan menjadi kapasitas kelembagaan yang nyata.
Pasca-PENAS IX, kepengurusan baru memiliki kesempatan untuk membangun fondasi organisasi yang lebih kuat. Tujuh Presidium perlu menjadikan pembenahan kelembagaan sebagai agenda strategis bersama, bukan sekadar pekerjaan administratif.
Kita tidak perlu menunggu datangnya peluang kerja sama internasional untuk mulai memperbaiki sistem organisasi. Justru ketika peluang belum datang, itulah waktu terbaik untuk mempersiapkan diri.
Melengkapi legalitas, menata keuangan, menyusun portofolio, memperkuat manajemen program, membangun kemitraan, dan mengembangkan proyek percontohan merupakan langkah-langkah konkret yang dapat segera dilakukan.
PPM tidak harus berubah menjadi organisasi birokratis yang kehilangan semangat gerakan. Sebaliknya, PPM harus menjadi organisasi gerakan yang semakin terorganisasi, profesional, adaptif, dan kredibel.
Sebab, kekuatan organisasi bukan hanya diukur dari besarnya cita-cita, banyaknya jaringan, atau panjangnya sejarah, tetapi juga dari kemampuannya menjaga amanah dan menghadirkan manfaat bagi masyarakat.
Saatnya PPM berbenah. Bukan untuk sekadar memenuhi persyaratan administrasi, melainkan untuk membangun organisasi yang mampu dipercaya, bekerja sama, dan memberikan kontribusi nyata bagi pembangunan masyarakat.
Memperkuat organisasi, menjaga idealisme, memperluas pengabdian.
